Kinh Phí Tổ Chức Đám Cưới: Giải Quyết Băn Khoăn Tài Chính

Ngay khi hai bạn quyết định về chung một nhà, câu hỏi được nhắc tới nhiều nhất thường là: “Kinh phí tổ chức đám cưới khoảng bao nhiêu là đủ?” và tiếp theo là hàng loạt băn khoăn như có cần làm to không, mời bao nhiêu khách, nên chi mạnh tay chỗ nào và tiết kiệm ở đâu.

Trong bài viết này, Weddiplan.vn sẽ cùng bạn đi từng bước để hiểu kinh phí tổ chức đám cưới thường gồm những khoản gì, cách ước tính ngân sách theo quy mô tiệc, mẹo tiết kiệm mà vẫn giữ được không khí trang trọng và ấm cúng cho ngày trọng đại.

Kinh phí tổ chức đám cưới thường gồm những khoản nào?

Khi nói đến kinh phí tổ chức đám cưới, phần lớn chi phí sẽ “đổ” vào tiệc đãi khách. Thông thường, đó là tiền đặt nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới, bao gồm tiền bàn tiệc, đồ uống, trang trí cơ bản và phí phục vụ. Nhiều cặp đôi bất ngờ vì chỉ riêng khoản này đã chiếm từ quá nửa đến gần hai phần ba tổng kinh phí, nhất là ở các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM, nơi giá bàn tiệc theo mặt bằng chung khá cao.

Bên cạnh chi phí tiệc cưới, kinh phí tổ chức đám cưới còn được “chia nhỏ” cho các phần không kém quan trọng khác. Trang phục cô dâu chú rể là một ví dụ, bao gồm váy cưới, vest, áo dài lễ gia tiên, giày, phụ kiện đi kèm và đôi khi cả trang phục chụp ảnh cưới. Tiếp theo là chi phí cho việc chụp ảnh và quay phim, từ bộ ảnh pre-wedding cho đến ekip ghi hình trong ngày cưới, dựng phim highlight, in album, phóng hình lớn.

Nếu gia đình tổ chức đầy đủ lễ ăn hỏi, lễ dạm ngõ, lễ gia tiên, kinh phí tổ chức đám cưới còn cần tính thêm phần sính lễ, mâm quả, trang trí nhà riêng, hoa tươi, bàn gia tiên, mâm cơm cúng. Có những cặp đôi còn dành riêng một khoản cho thiệp cưới, quà cảm ơn khách mời, ban nhạc live, MC, trang trí tiệc theo concept riêng, hay trăng mật sau cưới. Nhìn qua có vẻ nhiều, nhưng khi hiểu rõ từng nhóm chi phí, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp ưu tiên theo khả năng tài chính của mình.

Cách ước tính kinh phí tổ chức đám cưới dựa trên số lượng khách mời

Một trong những cách đơn giản và thực tế nhất để ước lượng kinh phí tổ chức đám cưới là bắt đầu từ số lượng khách mời. Bạn có thể cùng bố mẹ hai bên phác thảo trước xem dự định mời khoảng bao nhiêu người, chia tương đối thành khách bên nhà trai, nhà gái, bạn bè, đồng nghiệp. Khi đã có một con số tương đối, ví dụ khoảng một trăm, hai trăm hay ba trăm khách, bạn sẽ dễ chọn địa điểm và mức chi hơn.

Bước tiếp theo là tìm hiểu mức giá bàn tiệc trung bình tại khu vực hai bạn muốn tổ chức. Ở những quận trung tâm hoặc các khách sạn lớn, giá bàn tiệc thường cao hơn so với nhà hàng ở ngoại thành hoặc khu vực xa trung tâm. Khi đã có giá tham khảo, bạn chỉ cần nhân với số bàn dự kiến rồi cộng thêm các chi phí đồ uống, phát sinh là đã có thể hình dung phần lớn kinh phí tổ chức đám cưới sẽ đi về đâu. Cách làm này tuy đơn giản nhưng lại rất hiệu quả để tránh tình trạng lỡ “vung tay” rồi mới giật mình.

Đồng thời, bạn nên tính trước một khoản dự phòng nho nhỏ để nếu phát sinh thêm việc như tăng số bàn tiệc, mua thêm đồ trang trí, hoặc chi thêm cho chụp ảnh, vẫn không bị quá “sốc”. Khi lập ngân sách, hãy thẳng thắn trao đổi với nhau về mức chi mà hai bạn và gia đình cảm thấy thoải mái, thay vì cố gắng tổ chức một đám cưới quá hoành tráng rồi sau đó lại áp lực tài chính.

Chia nhỏ kinh phí tổ chức đám cưới để dễ kiểm soát

Một bí quyết nhỏ nhưng hữu ích là đừng để toàn bộ kinh phí tổ chức đám cưới gói gọn trong một con số “to đùng” khiến bạn choáng ngợp. Thay vào đó, hãy chia nhỏ thành một vài nhóm chính như tiệc cưới, trang phục, chụp ảnh – quay phim, trang trí, lễ gia tiên và các chi phí khác. Chỉ cần phác thảo một mức ngân sách dự kiến cho từng nhóm, bạn sẽ biết rõ mình có đang chi quá tay ở hạng mục nào hay không.

Chẳng hạn, nếu hai bạn đặc biệt yêu thích hình ảnh, dễ dàng chấp nhận chi nhiều hơn cho bộ ảnh pre-wedding, album cưới, phim cưới, thì có thể trao đổi để tiết chế bớt ở phần trang trí hoặc đồ lưu niệm cho khách. Ngược lại, nếu mong muốn một không gian tiệc thật lung linh với concept riêng, bạn có thể ưu tiên ngân sách trang trí và chọn gói chụp ảnh – quay phim vừa phải hơn. Cách “co kéo” linh hoạt giữa các nhóm chi phí như vậy giúp tổng kinh phí tổ chức đám cưới không bị vượt quá khả năng mà vẫn đúng với điều hai bạn coi trọng nhất.

Mẹo tiết kiệm kinh phí tổ chức đám cưới mà bữa tiệc vẫn ấm cúng

Một trong những cách nhẹ nhàng để giảm chi phí là cân nhắc quy mô khách mời. Thay vì mời quá rộng, bạn có thể tập trung vào những người thân thiết và thực sự gắn bó. Không khí buổi tiệc vì thế cũng trở nên gần gũi, ấm áp hơn, dễ sẻ chia và trò chuyện hơn thay vì chỉ đơn thuần “đi cho đủ lễ”. Bên cạnh đó, việc chọn khung giờ tiệc hoặc ngày trong tuần có thể giúp bạn được hưởng mức giá mềm hơn ở một số nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới.

Trang phục và trang trí cũng là hai nơi bạn có thể linh hoạt điều chỉnh kinh phí tổ chức đám cưới. Thay vì may quá nhiều bộ đồ chỉ mặc một lần, bạn có thể kết hợp thuê và may một số mẫu cơ bản nhưng chất lượng tốt. Về trang trí, đôi khi chỉ cần chọn một tông màu chủ đạo, kết hợp hoa tươi với những chất liệu đơn giản như lá xanh, nến, đèn dây là đã đủ tạo nên một không gian rất nên thơ mà chi phí vẫn dễ thở. Nếu khéo tay, bạn hoàn toàn có thể tự làm một số chi tiết nhỏ như bảng chào mừng, khung ảnh, thẻ tên bàn để vừa tiết kiệm vừa thêm dấu ấn cá nhân.

Những sai lầm thường gặp khi tính kinh phí tổ chức đám cưới

Không ít cặp đôi sau khi cưới xong chia sẻ rằng điều khiến họ “choáng” nhất chính là các khoản phát sinh ngoài dự tính. Lý do phổ biến thường là lúc đầu chỉ ước chừng rất chung chung mà không ghi chép cụ thể, dẫn đến việc ký hợp đồng, thêm món, nâng gói trang trí, thuê thêm dịch vụ mà không để ý tổng số. Khi cộng lại, kinh phí tổ chức đám cưới có thể đội lên một khoản khá lớn.

Một sai lầm nhỏ nhưng hay gặp là bỏ qua các chi phí tưởng chừng rất bé như đưa đón ekip chụp hình, tiền in thiệp phát sinh vì bổ sung khách, chi phí thử đồ, chỉnh sửa váy cưới nhiều lần, tiền tips cho nhân viên phục vụ hoặc phí giữ xe cho khách mời ở một số địa điểm. Nếu ngay từ đầu, bạn có một chỗ nhỏ trong bảng kế hoạch để ghi chú các khoản “lặt vặt” này, bạn sẽ đỡ bất ngờ hơn rất nhiều.

Bên cạnh đó, đôi khi tâm lý “được mừng lại” khiến một số cặp đôi mạnh tay chi hơn mức mình thật sự có thể thoải mái. Thực tế, tiền mừng cưới là điều rất khó đoán, tùy vào mỗi mối quan hệ và hoàn cảnh của khách mời. Vì vậy, khi lên kế hoạch kinh phí tổ chức đám cưới, tốt nhất hãy tính toán dựa trên số tiền mà hai bạn và gia đình chủ động chuẩn bị được, thay vì trông đợi vào khoản mừng để bù chi.

Kinh phí tổ chức đám cưới không phải gánh nặng

Cuối cùng, hãy nhớ rằng kinh phí tổ chức đám cưới chỉ là một công cụ giúp bạn hiện thực hóa ngày cưới mơ ước trong phạm vi khả năng tài chính của mình, chứ không phải một cuộc thi xem ai tổ chức hoành tráng hơn. Một kế hoạch tài chính rõ ràng, thực tế và được cả hai đồng lòng sẽ giúp bạn bước vào hôn nhân với tâm thế nhẹ nhàng, ít áp lực hơn.